Guía de uso

1. Qué es y cómo funciona

Verifactu Pro emite automáticamente una factura electrónica conforme a Verifactu (Real Decreto 1007/2023) por cada pedido que se paga en tu tienda Shopify. No tienes que hacer nada manualmente: la app genera la factura cuando el pedido se paga, o en el momento que prefieras (al enviarlo, al entregarlo o unos días después; ver el punto 7).

Cada factura incluye, de forma automática:

• Numeración correlativa e inmutable por serie y ejercicio fiscal (sin saltos).
• Huella digital SHA-256 encadenada con la factura anterior (cualquier alteración se detecta).
• «QR tributario» para que el comprador pueda cotejar la factura en la sede de la AEAT (con la leyenda «VERI*FACTU» cuando tienes activada la conexión con la AEAT).
• PDF enviado por email al comprador, en su idioma (puedes desactivar el envío automático — ver el punto 7).

Dos modos de funcionamiento

• VERI*FACTU (plan Pro): cada registro de facturación se envía en tiempo real a la AEAT mediante el servicio web oficial, usando tu certificado digital. La AEAT acepta el registro y devuelve un código seguro (CSV). En este modo, la Agencia Tributaria custodia los registros.
• NO VERI*FACTU: los registros no se envían a la AEAT. La app firma cada registro con tu certificado (firma XAdES), los conserva, lleva el registro de eventos (con un resumen cada 6 horas), comprueba cada día su integridad y te avisa con una alarma si algo falla. Si la AEAT te los requiere, los remites desde Exportación. Es la modalidad del plan gratuito.

2. Primeros pasos (configuración inicial)

Antes de emitir tu primera factura, completa estos pasos desde el menú de la app:

1. Ajustes fiscales → Datos del emisor: introduce tu CIF/NIF, razón social, dirección y tu régimen fiscal (general, recargo de equivalencia o exento de IVA). Aparecerán en todas las facturas. Hasta que no rellenes el CIF y la razón social, los pedidos no se facturan (verás un aviso en el panel).
2. Certificado electrónico (en las dos modalidades): sube el certificado cualificado del titular (por ejemplo, de la FNMT) .p12/.pfx y su contraseña, o el de un representante autorizado, o un certificado de sello electrónico de la empresa. Se guarda cifrado. Los de sello se envían a la dirección que la AEAT reserva para ellos: la app detecta el tipo sola y, si hiciera falta, puedes indicarlo a mano. En VERI*FACTU se usa para enviar los registros a la AEAT; en NO VERI*FACTU, para firmarlos (obligatorio desde 2027).
3. Modalidad: elige VERI*FACTU (Pro) o NO VERI*FACTU. En VERI*FACTU selecciona el entorno: «Pruebas» (para validar sin efectos fiscales) o «Producción» (envíos reales). Si ya has enviado registros reales a la AEAT en un año, VERI*FACTU se mantiene hasta el 31 de diciembre.
4. Desactiva las facturas de IVA nativas de Shopify: en Configuración → Impuestos y aranceles → VAT invoices, desactiva la generación automática de Shopify. Si no, tendrías dos numeraciones de factura en paralelo. La app detecta este conflicto y te avisa.

3. El NIF del comprador: dónde se introduce

El NIF/CIF del comprador determina el tipo de factura:

• Con NIF → factura completa (F1), con los datos fiscales del cliente.
• Sin NIF → factura simplificada (F2), válida para importes pequeños.

Para que el cliente pueda aportar su NIF, Verifactu Pro ofrece cinco puntos de captura. Puedes activar los que quieras; el dato se reutiliza entre ellos. Se admiten NIF/DNI/NIE/CIF españoles y también identificadores fiscales de la UE y de fuera de la UE (para clientes extranjeros).

a) En el carrito

Extensión «Verifactu · NIF en el carrito». Actívala desde el editor de tu tema (Personalizar → en la página de Carrito → Añadir bloque → apps → NIF). Añade un campo «NIF/CIF» en el carrito. Lo que escriba el cliente viaja con el pedido (como atributo del pedido) y la app lo recoge al facturar.

b) En el checkout (solo Shopify Plus)

Extensión «NIF/CIF en el checkout». Aparece en la pantalla de pago, justo debajo de los datos de contacto, y se activa desde el editor de Checkout (Configuración → Checkout → Personalizar). Es el momento más natural para que el cliente que necesita factura aporte su NIF. Importante: Shopify solo permite añadir campos personalizados en la página de checkout a las tiendas con plan Shopify Plus. Si tu tienda no es Plus, usa las otras opciones (carrito, cuenta del cliente y página de agradecimiento), que funcionan en cualquier plan.

c) En la cuenta del cliente

Extensión «Verifactu · NIF en la cuenta». Muestra un campo de NIF en el perfil de la cuenta del cliente y en la página de estado del pedido. El NIF se guarda en la ficha del cliente (metafield) y se reutiliza automáticamente en sus próximas compras: el campo del carrito y el checkout aparecerán pre-rellenados.

Ese mismo dato lo puedes ver y escribir tú en el admin de Shopify, en la ficha de cada cliente: campo «NIF / CIF», en la sección de metacampos. Útil para clientes habituales que te lo dan por teléfono o en la tienda.

d) En la página de agradecimiento, después de pagar

Bloque «¿Necesitas factura con tu NIF?» (extensión «NIF/CIF en el checkout», en cualquier plan). Añádelo desde el editor de Checkout, en la página de Agradecimiento. El cliente que ha pagado sin NIF puede añadirlo ahí mismo, con su nombre o razón social, y la factura de ese pedido sale con él:

• Si facturas al pagar, un pedido online sin NIF espera hasta 5 minutos antes de emitirse. Si el cliente añade el NIF en ese tiempo, la factura se emite en ese momento y ya como completa (F1). Si no, sale a los 5 minutos como siempre. Las ventas del TPV y los pedidos que ya traen NIF no esperan.
• Si facturas al enviar, al entregar o a los X días, el NIF se guarda y la factura lo lleva cuando se emita.
• Si la factura ya se había emitido sin NIF (el cliente vuelve a la página más tarde, dentro de 24 horas), se sustituye por una completa con su NIF, igual que harías tú desde el admin.

El NIF se comprueba al escribirlo y también se guarda en la ficha del cliente para sus próximos pedidos. Por seguridad, solo se acepta desde la página de agradecimiento de ese mismo pedido (con su número de confirmación) y durante 24 horas.

Detección automática del NIF

Si el pedido no trae el NIF en ninguno de estos campos, Verifactu Pro lo busca en los datos del pedido, porque muchos clientes lo escriben donde pueden: en la empresa, la dirección (líneas 1 y 2), el nombre y el teléfono, tanto de la dirección de facturación como de la de envío, y en las notas del pedido. Para que no se cuele un dato que no es:

• Solo acepta NIF, NIE o CIF españoles con la letra o el dígito de control correctos (con o sin «ES» delante). Los NIF-IVA de otros países de la UE, solo en el campo Empresa.
• Si encuentra dos NIF distintos (por ejemplo, el del comprador y el de la persona que recibe un regalo), no usa ninguno.
• En la factura, el NIF se quita de donde estaba escrito: una empresa «ACME SL (B12345674)» sale como «ACME SL».
• Dónde lo encontró no aparece en la factura; solo lo ves tú, en el detalle de la factura del admin y en el registro de actividad.
• Lo que el cliente escribe en un campo de NIF (carrito, checkout, página de agradecimiento) o tiene guardado en su ficha gana siempre al NIF detectado. Y un NIF detectado solo se guarda en la ficha del cliente si no tenía ninguno.

Puedes desactivarla en Ajustes → Captura del NIF del comprador. Entonces solo se usa el NIF de los campos anteriores.

e) En el panel de administración (a posteriori)

Si una factura ya emitida no tiene NIF, o hay que corregirlo, ábrela en Facturas → (la factura) → Editar datos del cliente y añade el NIF. Según el estado:

• Si la factura está pendiente de enviar, retenida o rechazada por la AEAT, se actualiza en el sitio y se envía con los datos nuevos.
• Si ya está emitida (aceptada por la AEAT, o registrada sin envío con la conexión desactivada), la original no se altera, como exige la ley: su registro y su huella ya están cerrados. Lo que hace la app depende del caso:
• Factura simplificada a la que el cliente añade su NIF (te pide la factura completa días después): la app emite una factura completa nueva «en sustitución de factura simplificada» (tipo F3, art. 7.2 del RD 1619/2012), con su propio número. No es una rectificativa: la simplificada se queda como estaba y la completa no vuelve a contar en el IVA. Puedes elegir su serie en Series → «Serie para facturas completas a petición (canje)». Si después hay una devolución de esa venta, la app emite también la factura completa en negativo.
• Cualquier otro cambio (por ejemplo, corregir los datos de una factura completa): la app emite una factura rectificativa por sustitución con los datos corregidos.

4. Facturas retenidas (falta el NIF o no es válido)

La normativa (art. 4 del RD 1619/2012) no permite emitir una factura simplificada cuando el importe supera los 3.000 € (IVA incluido). En ese tramo es obligatorio identificar al comprador con su NIF.

Qué hace la app automáticamente

Con la conexión con la AEAT activada, si llega un pedido de más de 3.000 € sin NIF del comprador, Verifactu Pro retiene la factura:

• La marca con el estado «Retenida (falta NIF)».
• No la envía a la AEAT (no se puede registrar una factura no conforme).
• Te avisa en el panel principal y la puedes filtrar en la lista de facturas («Facturas sin NIF»).

Cómo resolverla

1. Contacta con el cliente y consigue su NIF (o pídele que lo añada en su cuenta).
2. Abre la factura retenida y usa «Editar datos del cliente» para añadir el NIF (y el nombre/dirección fiscal si hace falta).
3. La app la convierte en factura completa (F1) y, en modo activo, la envía a la AEAT.

NIF no válido

Si el cliente pidió factura escribiendo un NIF en el carrito, el checkout o su cuenta, pero ese NIF no es válido (le falta la letra, la letra de control no cuadra, está incompleto…), la app no la emite sin NIF como si no lo hubiera pedido: la retiene con el estado «Retenida (NIF no válido)», en cualquier modo y sea cual sea el importe. En la factura verás lo que escribió el cliente.

1. Pide al cliente el NIF correcto, pulsa «Corregir NIF» y después «Emitir factura» (o «Enviar a AEAT» en modo activo): sale como factura completa (F1).
2. Si el cliente no te da uno válido, pulsa «Emitir sin NIF (factura simplificada)»: sale como F2, igual que una venta sin NIF. Esta opción no está disponible si la factura supera 3.000 € o lleva recargo de equivalencia, porque entonces el NIF es obligatorio.

En el TPV, el botón de Verifactu del pedido muestra la retención con las mismas dos opciones: «Indicar el NIF» (datos de facturación) o «Emitir sin NIF». Solo cuenta lo que el cliente escribió en un campo de NIF: si la app encuentra algo parecido a un NIF en otros datos (el nombre de la empresa, el teléfono o una nota) y no es válido, simplemente lo ignora.

5. Tipos de factura, devoluciones y rectificativas

La app gestiona todo el ciclo de vida de la factura conforme a la normativa:

• F1: factura completa (con NIF del cliente). F2: factura simplificada (sin NIF, importes pequeños).
• Devoluciones: al crear un reembolso en Shopify, se emite automáticamente una factura rectificativa (R4/R5) con importes negativos que referencia a la original.
• Anulación: desde el detalle de la factura, el botón «Anular» emite una rectificativa por sustitución (R1/R5).
• Si la propia rectificativa sale con datos erróneos: ábrela y usa «Editar datos del cliente». Se emite otra rectificativa que la sustituye, como exige la ley (una rectificativa se corrige con otra, nunca se modifica). Los abonos por devolución son la excepción: sus datos se corrigen en la factura a la que rectifican.
• Edición de un pedido ya facturado: la app emite la rectificación correspondiente al cambio.
• Volver a facturar un pedido anulado: si anulaste la factura de un pedido (por ejemplo, porque los datos del cliente estaban mal), abre la factura anulada y pulsa «Volver a facturar el pedido». Se emite una factura nueva con los datos actuales del pedido en Shopify; la anulada no cambia y el pedido no se duplica. Si después hay una devolución, la rectificativa va contra la factura nueva.

Puedes dirigir las rectificativas a una serie dedicada o hacer que hereden la serie de la factura original — se configura en la sección Series (ver el punto 6). La numeración es independiente por serie, pero la cadena de huellas es única para tu empresa.

Imprimir la factura desde el pedido

En la ficha del pedido del admin de Shopify, abre Más acciones → Imprimir → «Factura Verifactu». Verás la factura del pedido y sus rectificativas: elige cuáles imprimir y se genera el PDF A4, sin necesidad de entrar en la app. En el TPV, cualquier pedido tiene además la acción «Ticket Verifactu» para imprimir o enviar el ticket.

6. Series: numeración y su configuración

Una serie es una línea de numeración de facturas. Dentro de cada serie, la app numera de forma correlativa y sin saltos por ejercicio fiscal; una vez emitida una factura, su número es inmutable. Todo se gestiona en la sección Series. La numeración múltiple es una función Pro; en el plan Free se usa una única serie «A».

Crear una serie

Pulsa «Nueva serie» e indica un código (1-10 caracteres, letras y números), una descripción opcional y, si lo necesitas, un número inicial para continuar una numeración previa (por ejemplo, si ya emitías facturas antes de instalar la app).

Serie predeterminada

Marca una serie como predeterminada: es la que se aplica a las facturas nuevas salvo que una regla más específica indique otra.

Series por tipo de factura

• Normales (F1): facturas completas (con NIF). Útil para continuar tu numeración anterior en una serie propia.
• Simplificadas (F2): ventas sin NIF (≤ 3.000 €), numeradas aparte de las F1.
• Rectificativas: anulaciones, devoluciones y sustituciones. Puedes darles su propia serie o heredar la serie de la factura original.
• Suscripciones: las facturas de renovaciones pueden llevar su propia serie.

Series por canal y por país

• Por canal de venta: asigna una serie a un canal concreto (p. ej. Shopify POS para la tienda física); el resto usa la serie predeterminada.
• Por país de destino: asigna las series (normal, simplificada y rectificativa) según el país del comprador. Los países que no configures usan las series generales.

Formato del número

Puedes personalizar cómo se compone el número de cada serie con tokens: {SERIE} = serie · {AAAA}/{AA} = año (4/2 cifras) · {N4} = número con relleno de ceros (o {N} sin relleno, {N6}…). El resto son literales (separadores o prefijos: -, /, FRA-…). Un formato sin token de año hace que la serie numere de forma continua entre ejercicios (sin reiniciar cada año).

Qué serie se aplica (prioridad)

Cuando varias reglas coinciden, el orden es: suscripción → tipo de factura (normal/simplificada), sustituido por la serie por país si el país coincide → canal de venta → serie predeterminada.

7. Opciones de facturación

En Ajustes puedes ajustar el comportamiento de la facturación automática:

Cuándo se emite la factura

• Al pagar — opción por defecto: la factura se emite en cuanto el pedido se marca como pagado. Un pedido online sin NIF espera hasta 5 minutos por si el cliente lo añade en la página de agradecimiento (punto 3); las ventas del TPV y los pedidos con NIF no esperan.
• Al preparar o enviar el pedido: la factura se emite cuando el pedido se marca como preparado/enviado. Los pedidos cancelados antes de prepararse no se facturan.
• Al entregar el pedido: la factura se emite cuando todos los envíos del pedido constan como entregados en Shopify. Requiere una acción manual: marcar cada pedido con «Marcar como entregado», salvo que el seguimiento del transportista ya lo comunique a Shopify (solo algunos lo hacen). La app lo comprueba cada hora. Si en los días que fijes (30 por defecto) no consta entregado, la factura se emite igualmente, para que ningún pedido se quede sin facturar. Las ventas del TPV y los pedidos sin envío se facturan al pagar; los cancelados o reembolsados antes de la entrega no se facturan. La fecha de operación de la factura es la del pedido (el cobro), que es cuando se devenga el IVA de una venta pagada por adelantado.
• X días después del pago (1-60): la factura se emite pasados esos días. Los pedidos cancelados o reembolsados antes no se facturan.

Retrasar la emisión sirve para no facturar pedidos que se cancelen o devuelvan justo después de la compra.

Ventas a otros países de la UE (ventanilla única, OSS)

Mientras vendas por debajo del umbral de 10.000 € anuales a consumidores de otros países de la UE, Shopify aplica el IVA español y la app factura como cualquier venta en España. Cuando te des de alta en la ventanilla única (OSS) y actives en Shopify Tax «Recaudar mediante un registro en Ventanilla única (OSS)», activa también en Ajustes → Ventas a otros países de la UE (OSS) la casilla y la fecha de alta. Desde esa fecha, en los pedidos de consumidores de otro país de la UE:

• La factura conserva el país de destino, la base, el tipo de IVA del país y su cuota exactamente como los calcula Shopify Tax, e indica «IVA de destino (OSS)».
• Se declara a la AEAT como operación acogida a la ventanilla única (clave de régimen 17), no sujeta al IVA español por las reglas de localización.
• Las rectificativas (devoluciones totales o parciales, anulaciones, sustituciones) mantienen el mismo tratamiento que la factura original.
• En Informes tienes el desglose por país de destino, tipo, base y cuota de cada trimestre para el Modelo 369, separado del IVA español.

Las ventas en España y las ventas a empresas con NIF-IVA europeo no cambian. La app no presenta el Modelo 369: te da los datos para que lo prepare tu asesoría.

Avisos. La app compara lo que cobra Shopify con lo que tienes en Ajustes y te avisa en el panel, en Informes y por email (con los avisos por email activados):

• Si Shopify cobra el IVA de otro país y no tienes activada la ventanilla única en la app, la factura queda retenida (no se emite con el IVA español). Al activarla, se emite sola.
• Si tienes activada la ventanilla única pero Shopify cobra el IVA español a un consumidor de otro país, la factura se emite con el IVA cobrado y te avisamos para que revises la configuración de impuestos de Shopify.
• Mientras no tengas activada la ventanilla única, te avisamos al llegar al 80 % de los 10.000 € anuales de ventas a consumidores de otros países de la UE, al superarlos y si los superaste el año anterior, según lo facturado con la app.
• Si Shopify no cobra IVA en una venta en España (normalmente, clientes marcados como exentos de impuestos), la factura lleva el IVA incluido en lo cobrado, porque se debe igualmente, y te avisamos.

Ventas a empresas de otros países de la UE (B2B)

Cuando vendes sin IVA a una empresa de otro país de la UE con NIF-IVA (por ejemplo, porque Shopify la trata como exenta), la app lo reconoce automáticamente, sin configurar nada: emite factura completa con el NIF-IVA del cliente y la declara a la AEAT como entrega intracomunitaria exenta (art. 25 Ley 37/1992) en los productos físicos, o como servicio con inversión del sujeto pasivo en los productos digitales (los que no requieren envío). La factura indica la mención legal correspondiente, las rectificativas mantienen el mismo tratamiento y en Informes tienes el desglose por cliente y clave (E / S) para el Modelo 349 y la casilla 59 del 303. El NIF-IVA se recoge de los campos de NIF de la app o de un campo del pedido llamado «NIF», «VAT number» o «Tax ID».

También puedes mostrar en el checkout el campo de Shopify «Número de IVA de la empresa» (Configuración → Checkout). Shopify lo comprueba en VIES y, si es válido y la venta es a otro país de la UE, quita el IVA. La app usa ese número cuando el cliente no ha puesto otro en el campo NIF de la app, y siempre que Shopify haya quitado el IVA por él, porque es el que justifica la exención. No sustituye al campo NIF de la app: Shopify solo guarda los números que están en VIES, así que no sirve para el NIF de particulares ni de la mayoría de autónomos y empresas que solo venden en España.

Ventas fuera de la UE (exportaciones), Canarias, Ceuta y Melilla

Cuando envías sin IVA a un destino fuera del territorio IVA de la UE (por ejemplo, Estados Unidos, Suiza o Reino Unido) o a Canarias, Ceuta o Melilla desde la península, la app lo reconoce automáticamente: los productos físicos se declaran a la AEAT como exportación exenta (art. 21 Ley 37/1992) y los productos digitales como operación no sujeta (art. 69). La factura indica la mención legal, las rectificativas mantienen el mismo tratamiento y en Informes tienes el desglose por destino para la casilla 60 del Modelo 303. Si en esos pedidos Shopify cobra IVA, la venta se trata como una venta normal con IVA.

Pedidos de importe 0 €

Por defecto, los pedidos de 0 € (cupón del 100 %, productos digitales gratuitos, regalos) no se facturan ni se envían a la AEAT. Puedes activar su facturación si tu asesor lo requiere.

Recargo de equivalencia

Si tu régimen fiscal (en Datos del emisor) es recargo de equivalencia, o una venta incluye el recargo, la factura lo refleja con su línea correspondiente. Recuerda que el recargo exige identificar al comprador, por lo que la venta debe ser una factura completa (F1) con NIF (ver el punto 4).

Envío automático de la factura al cliente

La casilla «Enviar la factura automáticamente por email al cliente» está activada por defecto. Si la desactivas, las facturas se siguen emitiendo (y enviando a la AEAT, si procede) pero no se envían por email; podrás enviar cualquier factura manualmente desde su detalle o desde el TPV. En modo activo, el email se envía cuando la AEAT acepta la factura.

En la lista de facturas, junto al nombre del cliente aparece un icono de email: verde si esa factura se ha enviado y gris si no. Al pasar el ratón verás la fecha de envío.

Remitente de los emails

Por defecto, los emails a tus clientes salen desde verifactupro@idnovate.com con el nombre de tu empresa, y si el cliente responde, la respuesta te llega a ti. En Ajustes → Emails a tus clientes puedes cambiar el nombre del remitente (por ejemplo, el de tu tienda en lugar de la razón social) o hacer que se envíen desde tu propio servidor de correo (SMTP), con tu dirección y la autenticación de tu dominio. Al guardar, la app comprueba que puede conectarse, y con «Enviar email de prueba» ves el resultado en tu bandeja. Si tu servidor falla al enviar una factura, se envía desde el nuestro para que el cliente no se quede sin ella, y el error aparece en Ajustes.

Avisos por email (para ti)

• Rechazo de la AEAT: recibe un aviso en cuanto la AEAT rechace un registro, para corregir el dato y reenviarlo. Activado por defecto; usa el email de la tienda o los que indiques.
• Factura retenida por el NIF: recibe un aviso cuando una factura queda retenida porque falta el NIF del comprador o el que escribió no es válido (ver el punto 4).
• NIF-IVA no válido en VIES: recibe un aviso si una venta intracomunitaria exenta lleva un NIF-IVA que VIES no reconoce (ver «Ventas a empresas de otros países de la UE»).

Los tres avisos van a los mismos destinatarios, que configuras en Ajustes → Verifactu.

8. Personalización de tus facturas

• Diseñador de facturas: editor visual (arrastrar y soltar) para colocar tu logo, datos y bloques. El color de acento es el del TOTAL (texto e importe) y la leyenda VERI*FACTU bajo el QR. La app valida que la factura siga siendo legalmente conforme antes de guardar.
• Retención de IRPF: si eres autónomo con retención, actívala en Ajustes; aparecerá la línea de retención y el «total a percibir» en el PDF.
• Pie de factura multi-idioma: en el diseñador puedes escribir un texto de pie por cada idioma publicado de tu tienda.
• Idioma del comprador: el PDF y el email se generan en el idioma del cliente (español, inglés, francés, italiano, alemán o portugués). Con cualquier otro idioma salen en español, salvo los de alfabeto no latino (chino, árabe…), que salen en inglés.

Para la numeración y las series, consulta el punto 6.

9. Facturar pedidos anteriores

(Función Pro.) La app solo factura automáticamente los pedidos pagados después de instalarla. Si necesitas emitir las facturas de pedidos anteriores (por ejemplo desde tu fecha de alta como autónomo/a), usa «Pedidos anteriores» en el menú (o el botón «Facturar pedidos anteriores» en la lista de Facturas). Como es una tarea masiva que requiere facturas ilimitadas, está disponible en el plan Pro (con 7 días de prueba).

1. Elige la fecha de inicio (solo se tendrán en cuenta los pedidos pagados a partir de esa fecha).
2. Pulsa «Ver pedidos» para revisar cuántos pedidos se van a facturar y una muestra.
3. Decide si quieres enviar la factura por email a cada cliente (desactivado por defecto: son pedidos antiguos).
4. Confirma: la app los factura en segundo plano, del más antiguo al más reciente, y verás el progreso. Puedes cerrar la página o detenerlo cuando quieras.

Las devoluciones que ya tuvieran esos pedidos se reflejan automáticamente con su factura rectificativa. Los pedidos cancelados o reembolsados por completo se saltan.

10. Copias de seguridad y conservación (custodia)

Tú, como obligado tributario, debes conservar tus facturas durante el plazo legal (6 años según el Código de Comercio; 4 de prescripción tributaria). Verifactu Pro te lo pone fácil con copias de custodia automáticas (plan Pro), que configuras una vez en Exportación y conservación:

• Copia programada por email: recibes un ZIP con tus facturas (PDF + XML + índice) con la frecuencia que elijas (diaria, semanal o mensual). Si pesa más de 10 MB, recibes un enlace de descarga seguro.
• Copia en tiempo real a SFTP: cada factura se copia a tu servidor en cuanto se emite.
• Copia a tu Dropbox: con tu propia app de Dropbox (tus credenciales, cifradas). Los archivos quedan solo en tu cuenta.
• Copia a tu Google Drive: con tu propia cuenta de Google; la app crea una carpeta «Verifactu» y copia ahí cada factura.

Las copias incluyen tanto las facturas normales como las rectificativas. En la lista de facturas verás un indicador por destino (SFTP, Dropbox, Drive) que muestra a dónde llegó cada factura, y un botón para reintentar de golpe las que falten o hayan fallado.

11. Informes y libro registro

En la sección Informes (plan Pro) tienes un resumen del IVA repercutido por trimestre y un desglose anual por tipo de IVA, útil para tu gestor y los modelos 303/390. Puedes descargar el libro registro de facturas expedidas en CSV (compatible con Excel), filtrado por ejercicio o trimestre, en dos formatos: el estándar y uno desglosado por tipo de IVA en filas. Si vendes con la ventanilla única, también el informe OSS para el Modelo 369 (resumen por país y tipo, o detalle por documento); esas ventas no se suman al IVA español. Si haces ventas sin IVA a empresas de la UE o fuera de la UE, tienes también el informe de operaciones intracomunitarias para el Modelo 349 (con la comprobación en VIES de cada NIF-IVA) y el de exportaciones para la casilla 60 del 303.

12. Portal de facturas para tus clientes

Tus clientes pueden ver y descargar sus propias facturas (plan Pro):

• Un apartado «Facturas» aparece en el menú de la cuenta del cliente, junto a Pedidos y Perfil.
• Cada cliente solo ve sus facturas y puede descargar el PDF.

Esto reduce las solicitudes de «mándame la factura» a tu soporte.

13. Cumplimiento y declaración responsable

La pestaña Cumplimiento dentro de la app contiene un informe técnico de conformidad (requisito a requisito del RD 1007/2023 y la Orden HAC/1177/2024), los datos de identificación del sistema y de tu instalación (con tu número de instalación) y la declaración responsable del productor del sistema (art. 15 de la Orden HAC/1177/2024).

La declaración responsable también está publicada, para cada versión del sistema, en bridge.idnovate.com/idn-verifactu/declaracion-responsable; puedes imprimirla o guardarla en PDF para tu expediente.

En la modalidad NO VERI*FACTU, la sección Registro de eventos muestra los eventos firmados y encadenados de tu instalación, permite comprobar en cualquier momento la integridad de los registros y descargar los eventos en XML.

14. Facturae para administraciones públicas (B2G)

Si vendes a una administración pública, puedes generar el fichero Facturae 3.2.2 firmado (.xsig) desde el detalle de la factura, indicando los datos del organismo y sus códigos DIR3. Actívalo en Ajustes.

15. Ventas en tienda física (Shopify POS)

Si vendes con Shopify POS (terminal físico), Verifactu Pro emite la misma factura Verifactu por cada venta cobrada y te permite entregar el ticket de caja al cliente en el mostrador, con su QR tributario y su huella. Fiscalmente ese ticket es una factura simplificada (F2): un documento válido, solo que en formato recibo de 80 mm.

Cómo activarlo

La acción viene con la app, pero hay que activarla una vez, desde el admin de Shopify: Canales de ventas → Point of Sale → Personalizar la experiencia en tienda → Editar Point of Sale, pulsa el icono de Apps, activa Verifactu Pro para tus ubicaciones y guarda. Aparece «Ticket Verifactu» en la pantalla posterior a la venta y en el detalle de cada pedido, junto a «Recibo».

• Permisos del personal: si usas roles del TPV, el rol de quien atiende necesita el permiso «Usar apps que funcionan con Shopify POS»; sin él, la acción no aparece.
• Icono en la pantalla de inicio (opcional): en el TPV, Agregar recuadro → Apps integradas → Verifactu Pro. Abre los últimos documentos emitidos.

Cómo se usa

Justo después de cobrar (o desde el detalle de cualquier pedido) pulsa «Ticket Verifactu». Se abre una pantalla con tres formas de entregar el ticket:

• Enviar por email: si el pedido lleva cliente, el email viene pre-rellenado; si no, lo tecleas. El cliente recibe el ticket en PDF con el QR.
• Mostrar QR en pantalla: el cliente lo escanea directamente del terminal para verificar su factura en la AEAT.
• Imprimir ticket: por defecto sale por la impresora de tickets conectada al TPV, la misma del ticket de Shopify, sin configurar nada (si hay varias, el terminal deja elegir). Si prefieres una impresora de red, configúrala en Ajustes (ver abajo). Si no hay ninguna impresora, se abre el diálogo de impresión del dispositivo (AirPrint en iOS).

«Datos de facturación»: si el cliente pide factura después de pagar, pulsa este botón en la misma pantalla y rellena nombre o razón social, NIF y dirección. La app emite una factura completa que sustituye al ticket y la pantalla pasa a mostrarla, lista para enviar por email (en A4), mostrar el QR o imprimir. El NIF queda guardado en la ficha del cliente para sus próximas compras.

Cambios en tienda: el «Ticket del cambio»

Un cambio (la clienta devuelve un artículo y se lleva otro) genera dos documentos, como exige la ley: una factura rectificativa por lo que vuelve y una factura por lo que se lleva. Al abrir «Ticket Verifactu» en ese pedido, la pantalla muestra directamente el Ticket del cambio: un solo papel (o un solo PDF por email) con los dos documentos, cada uno completo y con su QR tributario, y al final la diferencia a pagar o a devolver. Desde «Documentos de este pedido» puedes entregar cualquiera de los dos por separado.

Texto al pie del ticket

Al final del Diseñador, la sección «Ticket del TPV» admite un texto por idioma que se imprime al final de todos los tickets (ventas, abonos y cambios): por ejemplo, la cláusula de protección de datos o la leyenda de hojas de reclamaciones. Es independiente del texto libre de la factura A4.

Impresora de red (opcional)

Si quieres que el ticket salga siempre por una impresora de tickets de red, desde cualquier terminal, elígela en Ajustes → «Ticket de caja en Shopify POS» → «Dónde se imprime el Ticket Verifactu». Es compatible con Star (CloudPRNT) y Epson (Server Direct Print): copias la URL que te da la app en la configuración de la impresora y listo. La impresora consulta a la app y recibe el ticket como imagen de 80 mm (o 58 mm).

Cliente, NIF y tipo de factura

• Venta sin cliente (mostrador) → factura simplificada (F2) a nombre de «Venta al contado».
• Venta con cliente con NIF válido → factura completa (F1) con sus datos, entregada igualmente como ticket.
• En ambos casos, la factura A4 completa sigue disponible en Facturas por si el cliente la pide.

16. Soporte

¿Dudas o incidencias? Escríbenos a info@idnovate.com. Para cuestiones fiscales concretas (modelos de IVA, retenciones, casos particulares) consulta siempre con tu asesor o gestor.