Guía de uso

1. Qué es y cómo funciona

Verifactu Pro emite automáticamente una factura electrónica conforme a Verifactu (Real Decreto 1007/2023) por cada pedido que se paga en tu tienda Shopify. No tienes que hacer nada manualmente: en cuanto un pedido se marca como pagado, la app genera la factura.

Cada factura incluye, de forma automática:

• Numeración correlativa e inmutable por serie y ejercicio fiscal (sin saltos).
• Huella digital SHA-256 encadenada con la factura anterior (cualquier alteración se detecta).
• Código QR «VERI*FACTU» para que la AEAT y el comprador puedan cotejar la factura.
• PDF enviado por email al comprador, en su idioma.

Dos modos de funcionamiento

• Verifactu activo (recomendado): cada factura se envía en tiempo real a la AEAT mediante el servicio web oficial, usando tu certificado digital. La AEAT acepta el registro y devuelve un código seguro (CSV). En este modo, la Agencia Tributaria custodia los registros.
• Desactivado: la app genera la factura con su huella y QR, pero no la remite a la AEAT. Tú conservas los registros.

2. Primeros pasos (configuración inicial)

Antes de emitir tu primera factura, completa estos pasos desde el menú de la app:

1. Ajustes fiscales → Datos del emisor: introduce tu CIF/NIF, razón social y dirección. Aparecerán en todas las facturas. Hasta que no rellenes el CIF y la razón social, los pedidos no se facturan (verás un aviso en el panel).
2. Certificado FNMT (solo modo activo): sube tu certificado digital .p12/.pfx del titular y su contraseña. Se guarda cifrado y solo se usa para firmar el envío a la AEAT.
3. Modo Verifactu: elige Activo o Desactivado. En modo activo selecciona el entorno: «Pruebas» (para validar sin efectos fiscales) o «Producción» (envíos reales).
4. Desactiva las facturas de IVA nativas de Shopify: en Configuración → Impuestos y aranceles → VAT invoices, desactiva la generación automática de Shopify. Si no, tendrías dos numeraciones de factura en paralelo. La app detecta este conflicto y te avisa.

3. El NIF del comprador: dónde se introduce

El NIF/CIF del comprador determina el tipo de factura:

• Con NIF → factura completa (F1), con los datos fiscales del cliente.
• Sin NIF → factura simplificada (F2), válida para importes pequeños.

Para que el cliente pueda aportar su NIF, Verifactu Pro ofrece cuatro puntos de captura. Puedes activar los que quieras; el dato se reutiliza entre ellos.

a) En el carrito

Extensión «Verifactu · NIF en el carrito». Actívala desde el editor de tu tema (Personalizar → en la página de Carrito → Añadir bloque → apps → NIF). Añade un campo «NIF/CIF» en el carrito. Lo que escriba el cliente viaja con el pedido (como atributo del pedido) y la app lo recoge al facturar.

b) En el checkout (solo Shopify Plus)

Extensión «NIF/CIF en el checkout». Aparece en la pantalla de pago, justo debajo de los datos de contacto, y se activa desde el editor de Checkout (Configuración → Checkout → Personalizar). Es el momento más natural para que el cliente que necesita factura aporte su NIF. Importante: Shopify solo permite añadir campos personalizados en la página de checkout a las tiendas con plan Shopify Plus. Si tu tienda no es Plus, usa las otras opciones (carrito y cuenta del cliente), que funcionan en cualquier plan.

c) En la cuenta del cliente

Extensión «Verifactu · NIF en la cuenta». Muestra un campo de NIF en el perfil de la cuenta del cliente y en la página de estado del pedido. El NIF se guarda en la ficha del cliente (metafield) y se reutiliza automáticamente en sus próximas compras: el campo del carrito y el checkout aparecerán pre-rellenados.

d) En el panel de administración (a posteriori)

Si una factura ya emitida no tiene NIF, o hay que corregirlo, ábrela en Facturas → (la factura) → Editar datos del cliente y añade el NIF. Según el estado:

• Si la factura aún no está aceptada por la AEAT (o estás en modo desactivado), se actualiza en el sitio.
• Si ya está aceptada, la app emite automáticamente una factura rectificativa por sustitución con los datos corregidos (no se altera la original, como exige la ley).

4. Facturas retenidas (más de 3.000 € sin NIF)

La normativa (art. 4 del RD 1619/2012) no permite emitir una factura simplificada cuando el importe supera los 3.000 € (IVA incluido). En ese tramo es obligatorio identificar al comprador con su NIF.

Qué hace la app automáticamente

Si llega un pedido de más de 3.000 € sin NIF del comprador, Verifactu Pro retiene la factura:

• La marca con el estado «Retenida (falta NIF)».
• No la envía a la AEAT (no se puede registrar una factura no conforme).
• Te avisa en el panel principal y la puedes filtrar en la lista de facturas («Facturas sin NIF»).

Cómo resolverla

1. Contacta con el cliente y consigue su NIF (o pídele que lo añada en su cuenta).
2. Abre la factura retenida y usa «Editar datos del cliente» para añadir el NIF (y el nombre/dirección fiscal si hace falta).
3. La app la convierte en factura completa (F1) y, en modo activo, la envía a la AEAT.

5. Tipos de factura, devoluciones y rectificativas

La app gestiona todo el ciclo de vida de la factura conforme a la normativa:

• F1: factura completa (con NIF del cliente). F2: factura simplificada (sin NIF, importes pequeños).
• Devoluciones: al crear un reembolso en Shopify, se emite automáticamente una factura rectificativa (R4/R5) con importes negativos que referencia a la original.
• Anulación: desde el detalle de la factura, el botón «Anular» emite una rectificativa por sustitución (R1/R5).
• Edición de un pedido ya facturado: la app emite la rectificación correspondiente al cambio.

Puedes usar series dedicadas (por ejemplo, una serie «R» para rectificativas o una serie por canal de venta) desde la sección Series. La numeración es independiente por serie, pero la cadena de huellas es única para tu empresa.

6. Personalización de tus facturas

• Diseñador de facturas: editor visual (arrastrar y soltar) para colocar tu logo, color, datos y bloques. La app valida que la factura siga siendo legalmente conforme antes de guardar.
• Series: crea y gestiona varias series, define la predeterminada, asigna series por canal de venta o una serie específica para suscripciones/rectificativas.
• Retención de IRPF: si eres autónomo con retención, actívala en Ajustes; aparecerá la línea de retención y el «total a percibir» en el PDF.
• Pie de factura multi-idioma: en el diseñador puedes escribir un texto de pie por cada idioma publicado de tu tienda.
• Idioma del comprador: el PDF y el email se generan en el idioma del cliente (español, inglés, francés, italiano, alemán o portugués; otros idiomas se sirven en inglés).

7. Copias de seguridad y conservación (custodia)

Tú, como obligado tributario, debes conservar tus facturas durante el plazo legal (6 años según el Código de Comercio; 4 de prescripción tributaria). Verifactu Pro te lo pone fácil con copias de custodia automáticas (plan Pro), que configuras una vez en Exportación y conservación:

• Copia programada por email: recibes un ZIP con tus facturas (PDF + XML + índice) con la frecuencia que elijas (diaria, semanal o mensual). Si pesa más de 10 MB, recibes un enlace de descarga seguro.
• Copia en tiempo real a SFTP: cada factura se copia a tu servidor en cuanto se emite.
• Copia a tu Dropbox: con tu propia app de Dropbox (tus credenciales, cifradas). Los archivos quedan solo en tu cuenta.
• Copia a tu Google Drive: con tu propia cuenta de Google; la app crea una carpeta «Verifactu» y copia ahí cada factura.

En la lista de facturas verás un indicador por destino (SFTP, Dropbox, Drive) que muestra a dónde llegó cada factura, y un botón para reintentar de golpe las que falten o hayan fallado.

8. Informes y libro registro

En la sección Informes (plan Pro) tienes un resumen del IVA repercutido por trimestre y un desglose anual por tipo de IVA, útil para tu gestor y los modelos 303/390. Puedes descargar el libro registro de facturas expedidas en CSV (compatible con Excel), filtrado por ejercicio o trimestre.

9. Portal de facturas para tus clientes

Tus clientes pueden ver y descargar sus propias facturas (plan Pro):

• Un apartado «Facturas» aparece en el menú de la cuenta del cliente, junto a Pedidos y Perfil.
• Cada cliente solo ve sus facturas y puede descargar el PDF.

Esto reduce las solicitudes de «mándame la factura» a tu soporte.

10. Cumplimiento y declaración responsable

La pestaña Cumplimiento dentro de la app contiene un informe técnico de conformidad (requisito a requisito del RD 1007/2023 y la Orden HAC/1177/2024) y la declaración responsable del fabricante del sistema, que puedes imprimir o guardar como PDF para tu expediente.

11. Facturae para administraciones públicas (B2G)

Si vendes a una administración pública, puedes generar el fichero Facturae 3.2.2 firmado (.xsig) desde el detalle de la factura, indicando los datos del organismo y sus códigos DIR3. Actívalo en Ajustes.

12. Soporte

¿Dudas o incidencias? Escríbenos a info@idnovate.com. Para cuestiones fiscales concretas (modelos de IVA, retenciones, casos particulares) consulta siempre con tu asesor o gestor.